De secretaris is de rechterhand van de voorzitter en is in het algemeen verantwoordelijk voor de algehele verslaglegging van het bestuur en de algemene administratie van de stichting. Als secretaris (bestuurslid) beslis je mee in besluitvorming die gevolgen hebben voor de dagelijkse gang van zaken en de toekomst van de stichting. Wij zijn opzoek naar een nieuwe secretaris die een actieve rol kan aannemen bij diverse processen in het bestuur en het ontwikkelen van het bestuursbeleid.

• Je bent verantwoordelijk voor het inplannen van maandelijkse bestuur overleggen. Je inventariseert wanneer iedereen kan en welke datum het best uitkomt.
• Je verzamelt en documenteert de agendapunten van het bestuur. Deze worden voorafgaand aan het bestuur overleg in een agenda verzameld en teruggekoppeld aan de rest van de betrokken partijen.
• Je documenteert bestuur overleggen in notulen die je vervolgens met de rest van het bestuur deelt.
• Je geeft input (je mening, advies en/of je beslist mee) op bestuursmatige beslissingen van de stichting.
• Je brengt eigen zaken/punten in die bijdragen aan het optimaliseren van de stichting.
• Je leest documenten (indien nodig) door ter kennisname of relevant aan een beslissing voor de stichting.
• Je neemt het voorzitterschap over van de voorzitter bij afwezigheid.

Het in stand houden van een positieve reputatie van de stichting, want als PR manager ben je het gezicht van Adoptiepedia. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor partnercontacten. Je houd je bezig met het actief benaderen van media en jij gaat bij uitnodigingen van de media het gesprek of het interview aan. Daarnaast werk je nauw samen met alle teams van Adoptiepedia zodat je op de hoogte bent van de laatste stand van zaken. Is er een nieuwtje uitgekomen? Dan mag jij aan de slag met het uitsturen van volledige pers berichten!  

Het personeelsbeleid. Dit houdt onder andere de levenscyclus in van de vrijwilligers dus het verwelkomen van nieuwe vrijwilligers, het ondersteunen van huidige vrijwilligers en de uitstroom. Hierbij komen administratieve taken kijken zoals het logboek, personeelshandboek etc. Daarnaast zal je als een intern communicatie punt dienen tussen het bestuur en de vrijwilligers en kijk je naar eventuele optimalisatie van processen. 

• Het begeleiden van het marketing, communicatie en social media team 
• Het beleid en budgetplan
• Het inwerken van nieuwe teamleden 
• Ondersteuning bij recruitment